Asistentes médicos: 3 razones que explican por qué son tan importantes

Generalmente, todos hemos ido a un consultorio médico para hacernos revisar con un profesional de la salud aquel dolor o molestia que nos está afectando la calidad de vida y, en el 95% de esos casos, cuando arribamos al lugar, la primera persona con la que interactuamos suele ser la secretaria o asistente médica, ¿verdad?

Pero, ¿te has puesto a pensar cómo es su trabajo? ¿Cuáles son sus responsabilidades, en qué consiste su día a día y por qué su labor es tan relevante? Si no te lo habías planteado, a continuación te presentamos tres razones fundamentales que resaltan la importancia de su rol.

1. Atención y servicio al paciente

Como mencionamos previamente, los asistentes son el primer contacto directo que los pacientes tienen al visitar o llamar a un consultorio médico. Son quienes agendan las citas, gestionan el ingreso y, en múltiples oportunidades, nos ayudan cuando necesitamos una consulta con urgencia, entre otras funciones de su día a día.

Por tanto, la forma en la que brindan la información, el tono de voz que emplean y la actitud que tienen al atender y prestar el servicio al paciente, pueden incidir significativamente en la experiencia del paciente durante su visita. Por eso, ahora que los especialistas están incursionando en el marketing médico para conseguir pacientes a través de las redes sociales, cuando llega un nuevo paciente a la clínica o consultorio, el rol de los asistentes podría ser decisivo, pues, aunque parezca exagerado, alcanza a definir si este sigue asistiendo a la consulta o si prefiere buscar un nuevo doctor.

Debido a ello, quienes desempeñan esta labor deben tener vocación de servicio, una gran paciencia y tolerancia para la atención; ya que no es un secreto que algunas personas carecen de tacto y les faltan el respeto cuando no obtienen lo que quieren.

Evidentemente, lo anterior representa una gran responsabilidad para los asistentes, pues los obliga a mantener la compostura en momentos de tensión y a tener habilidades humanas que no cualquiera puede desarrollar.

2. Múltiples competencias y habilidades

Según la RAE, una secretaria o asistente es “la persona que se encarga de las labores administrativas de un organismo, institución o corporación”. En el ámbito médico, esto implica tener conocimientos específicos para controlar el correcto funcionamiento del consultorio.

Es por ello que ser asistente de consultorio médico se convierte en un rol indispensable dentro de un consultorio, pues cumple con múltiples tareas que facilitan que este marche correctamente.

Y para lograrlo, además de contar con formación técnica, deben desarrollar competencias y habilidades humanas esenciales, como la comunicación asertiva con el médico y los pacientes, y la escucha activa. Estos aspectos son claves para una atención de calidad y la efectividad de sus gestiones administrativas.

No obstante, así como es fundamental que desarrollen habilidades comunicacionales, también es necesario que sepan trabajar bajo presión, ya que a menudo deben gestionar múltiples tareas simultáneamente. Y como consecuencia de ello, es común que tengan que lidiar con situaciones que ocasionen altos niveles de estrés.

Por tanto, para los asistentes es casi que un requisito desarrollar dichas competencias y habilidades para que puedan llevar a cabo sus funciones satisfactoriamente y sin contratiempos, para garantizar que todos los trámites y procesos del consultorio se realicen a cabalidad.

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3. Diversas funciones y trabajo bajo presión

Es posible que lo que conozcas de los asistentes solo sea lo típico y más común de sus funciones: la asignación y cancelación de citas y el ingreso para la consulta. Sin embargo, a partir de allí, hay múltiples responsabilidades que son cruciales para la atención del paciente y para que el médico tenga todo al día, asegurando que la consulta transcurra sin inconvenientes.

Por ejemplo, ¿alguna vez pensaste qué ocurre cuando cancelas una cita sin avisar con tiempo de antelación? O peor aún, ¿qué ocurre cuando olvidas que tenías una consulta programada? Pues bien, cuando eso sucede, los asistentes deben reorganizar la agenda del médico y, prácticamente, hacer malabares para evitar huecos prolongados y que ningún paciente tenga que esperar de más.

Asimismo, mientras gestionan ingresos, agendan citas, procedimientos y cirugías, deben contestar llamadas y estar pendientes del correo y de WhatsApp. Hoy en día, con tantas herramientas y aplicaciones de mensajería, los pacientes se contactan desde múltiples canales de comunicación.

Estas son solo algunas de las tareas relacionadas con los pacientes. Durante su día a día, deben estar muy pendientes de todo lo que requiera el médico. Esto incluye ayudar con la renovación de órdenes médicas, solicitar autorizaciones de procedimientos y cirugías a las entidades prepagadas, y elaborar diversos informes (de pacientes en consulta, programados para procedimientos, entre otros documentos que el médico requiera).

En resumen, los asistentes médicos son mucho más que personal administrativo; son el pilar que sostiene la eficiencia y la calidad del servicio en cualquier consultorio. Su dedicación, habilidades y capacidad para manejar múltiples responsabilidades bajo presión son fundamentales para la satisfacción del paciente y el éxito de la práctica médica. Reconocer su valor es esencial para optimizar la experiencia de salud de todos.