Generalmente, todo hemos ido a un consultorio médico para hacernos revisar con un profesional de la salud aquel dolor o molestia que nos está afectando la calidad de vida y, en el 95% de esos casos, cuando arribamos al lugar, la primera persona con la que interactuamos es la secretaria o asistente médica, ¿verdad?
Pero, ¿te has puesto a pensar cómo es su trabajo? ¿Cuáles son sus responsabilidades, en qué consiste su día a día y por qué su labor es tan relevante? Pues, si no te lo has planteado, a continuación te presentamos tres razones fundamentales que dan cuenta de la importancia del rol que desempeñan.
1. Atención y servicio al paciente
Como mencionamos previamente, los asistentes son el primer contacto directo que se tiene cuando visitamos o llamamos a un consultorio médico. Son quienes nos agendan las citas, hacen el ingreso y, en múltiples oportunidades, nos ayudan cuando necesitamos una consulta con urgencia, entre otras funciones de su día a día.
Por tanto, la forma en la que brindan la información, el tono de voz que emplean y la actitud que tienen al atender y prestar el servicio al paciente, pueden incidir en la experiencia que este tenga durante su visita. Por eso, ahora que los especialistas están incursionando en el marketing digital para conseguir pacientes a través de las redes sociales, cuando llega un nuevo paciente a la clínica o consultorio, el rol de los asistentes podría ser decisivo, pues, aunque parezca exagerado, alcanza a definir si este sigue asistiendo a la consulta o si prefiere buscar un nuevo doctor.
Debido a ello, quienes desempeñan esta labor, deben tener vocación de servicio, una gran paciencia y tolerancia para la atención; ya que no es un secreto que algunas personas carecen de tacto y les faltan al respeto cuando no obtienen lo que quieren.
Evidentemente, lo anterior representa una gran responsabilidad para los asistentes, pues los obliga a mantener la compostura en momentos de tensión y a tener habilidades humanas que no cualquiera puede desarrollar.
2. Múltiples competencias y habilidades
De acuerdo con la RAE, una secretaria o asistente es “la persona que se encarga de las labores administrativas de un organismo, institución o corporación”, por tanto, necesita tener conocimientos orientados a controlar el correcto funcionamiento de su lugar de trabajo.
Es por ello que ser asistente de consultorio médico, llega a convertirse en un rol indispensable dentro de un consultorio, pues cumple con múltiples tareas que facilitan que este marche correctamente.
Y para lograrlo, además de contar con formación técnica, deben desarrollar competencias y habilidades humanas como la comunicación asertiva con el doctor y los pacientes y la escucha activa, aspectos que son claves para la buena atención y la efectividad de todas sus gestiones administrativas.
No obstante, así como es fundamental que desarrollen habilidades comunicacionales, también es necesario que sepan trabajar bajo presión, ya que generalmente deben hacer varias tareas al tiempo. Y como consecuencia de ello, es común que tengan que lidiar con situaciones que ocasionen altos niveles de estrés.
Por tanto, para los asistentes es casi que un requisito desarrollar dichas competencias y habilidades para que puedan llevar a cabo sus funciones satisfactoriamente y sin contratiempos, para garantizar que todos los trámites y procesos dentro del consultorio se realicen a cabalidad.
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3. Diversas funciones y trabajo bajo presión
Es posible que lo que conozcas de los asistentes solo sea lo típico y más común de sus funciones: la asignación y cancelación de citas y el ingreso para la consulta. Sin embargo, a partir de allí, hay múltiples responsabilidades que son cruciales para tu atención y para que el doctor que te va a atender tenga todo al día y así la consulta transcurra sin inconvenientes.
Por ejemplo, ¿alguna vez pensaste qué ocurre cuando cancelas una cita sin avisar con tiempo de antelación? O peor aún, ¿qué ocurre cuando olvidas que tenías una consulta programada? Pues bien, cuando eso sucede, los asistentes deben reorganizar la agenda del doctor y prácticamente hacer malabares para que no haya huecos muy prolongados y para que ningún paciente tenga que esperar de más.
Asimismo, mientras hacen ingresos, agendan citas, procedimientos y cirugías, deben contestar llamadas y estar pendiente del correo y de WhatsApp; pues ahora con tantas herramientas y aplicaciones de mensajería, los pacientes se contactan desde diferentes canales de comunicación.
Lo anterior tan solo corresponde a las tareas con respecto a los pacientes. Durante su día a día, deben estar muy pendientes de todo lo que requiera el doctor, lo que incluye: ayudarle con la renovación de las órdenes de los pacientes en caso de que este lo necesite, pedir las autorizaciones de los procedimientos y cirugías a las prepagadas para poderlas mandar a las entidades correspondientes y realizar todo tipo de informes: de pacientes que van a consulta, de los que se programan para procedimientos y demás documentos que el médico solicite.
