Automatización de funciones comerciales: cómo puede ayudarte un CRM

La rutina diaria del equipo comercial está llena de responsabilidades que requieren tiempo, recursos y una gran dedicación. Es habitual que, en el día a día, deban atender múltiples tareas como reuniones con clientes, revisión de correos electrónicos, verificación de procesos de venta y presupuestos, entre otros; los cuales, por lo general, deben gestionarse de manera inmediata e incluso al mismo tiempo.

Por tanto, es común que se generen retrasos que impidan completar esas tareas a tiempo o, peor aún, se presenten obstáculos que afecten las labores comerciales y el cierre de las ventas. Es necesario un proceso que permita la automatización de funciones comerciales y en este artículo te explicamos en qué consiste esta labor.

Y es que para nadie es un secreto que las empresas, aparte de ser rentables, constantemente están buscando reducir los costos de sus operaciones, mientras intentan incrementar la productividad.

Debido a esto, es necesario que piensen cómo gestionar y optimizar todas las actividades del área comercial, para adquirir una mayor agilidad y eficacia en el cumplimiento de dichas responsabilidades. Por eso, para lograrlo, deberían considerar las herramientas digitales existentes que permiten integrarlas y automatizarlas.

La automatización de funciones comerciales, lo que necesita tu equipo de ventas

En el último siglo se han presentado diversos avances tecnológicos que transformaron radicalmente la realidad como se conocía, pues ahora, vivimos en un mundo completamente industrializado, en el que la virtualidad ganó terreno y está en pleno apogeo y evolución.

Por consiguiente, las empresas resultaron ampliamente beneficiadas, ya que gracias a la innovación y a las tecnologías desarrolladas están optimizando sus operaciones por medio de la automatización de procesos, mecanismo que permite ejecutar acciones de forma automática de acuerdo con la manera en la que se programen.

Lo anterior, ha sido de gran utilidad para las fábricas que se encargan de la manufactura de productos en serie, puesto que al implementar la automatización, el tiempo y los recursos financieros se reducen notablemente, haciendo posible el aumento de la productividad.

Ahora, enfocándonos en el área comercial, sin duda alguna las responsabilidades que le competen a este equipo pueden ejercerse fácilmente si deciden automatizar algunas de sus funciones diarias. Dado que, durante la planeación y ejecución de las ventas, hay múltiples tareas que resultan monótonas y repetitivas, como el envío de correos de seguimiento, la programación de reuniones, la actualización de datos de clientes o la asignación de leads. Estudios recientes, como los de McKinsey, sugieren que la automatización de tareas repetitivas puede liberar hasta un 30% del tiempo de los vendedores, permitiéndoles enfocarse en actividades de mayor valor. Por eso, si el área comercial de una empresa automatiza sus tareas, la efectividad de los procesos estará garantizada y la rentabilidad podrá incrementarse.

Suena interesante, ¿verdad? Pero si quieres obtener esos excelentes resultados, es necesario que implementes un software de Customer Relationship Management (CRM).

CRM: la mejor herramienta para optimizar las funciones del área comercial

El CRM es un sistema que permite gestionar la relación con los clientes y las etapas de los procesos de venta. Por eso, en nuestra publicación anterior te presentamos sus ventajas principales y te compartimos por qué es importante que lo apliques en tu empresa para concretar las ventas de los leads que vayas generando. Esto es clave para una estrategia de inbound marketing efectiva.

No obstante, es fundamental que tengas en mente que con un CRM puedes automatizar esas tareas que te parecen rutinarias, así como recopilar y analizar la información de todos tus clientes. Por eso, si deseas que esa automatización sea exitosa, debes tener en cuenta seis pasos fundamentales sugeridos por HubSpot, una de las plataformas CRM más completas que hay en el mercado.

Conoce tu proceso de venta

Para lograr los objetivos que se desean alcanzar, previamente hay que conocer a qué nos enfrentamos. Esto aplica cuando se crea una empresa y cuando se amplía el portafolio de productos y servicios. Por ello, para automatizar las tareas que todavía se ejecutan de forma manual, es indispensable conocer y comprender todo lo que tiene que ver con el proceso de venta.

Y es que este varía según la empresa, por tanto, es más que necesario que tu equipo comercial analice detalladamente los factores que intervienen durante una negociación. Así, todas las etapas de una venta se pueden analizar y establecer correctamente, para que la implementación de la plataforma CRM se sincronice de acuerdo con dichos factores a la perfección.

Identifica las funciones que se deben automatizar

Inicialmente, puede que te emociones con las múltiples funcionalidades que tiene el CRM y quieras usarlas todas una vez tengas instalada la plataforma. Sin embargo, debes tener presente que no es necesario automatizar cada actividad que sea responsabilidad del área comercial, ya que esto, en lugar de beneficiar a tu empresa, podría ocasionar un bajo rendimiento.

Pues, a pesar de que la automatización conlleva a que las acciones recurrentes se agilicen, debes garantizar que al hacerlo, se ejecuten exactamente cómo lo necesitas.

Por eso, para que puedas optimizar y gestionar adecuadamente tus labores diarias, es primordial que definas cuáles son las tareas que requieren automatizarse. Esto incluye, por ejemplo, la cualificación de leads, el envío automático de propuestas o información de productos, la creación de recordatorios para llamadas o seguimientos, la actualización del estado de un negocio en el embudo de ventas, la generación de informes de rendimiento o la personalización de comunicaciones con clientes. Y esto lo puedes determinar fácilmente al comprender cómo son tus procesos de venta, tal como lo indicamos en el punto anterior.

Elige el tipo de CRM que necesitas para la automatización de funciones comerciales

En el mercado existen tres tipos de CRM, cada uno con sus particularidades muy definidas. No obstante, para que automatices tus labores comerciales, el más indicado es el Customer Relationship Manager operativo, ya que este, debido a sus herramientas, optimiza la productividad y la operación de un equipo y de una empresa.

Pero, un factor importante a considerar, es cómo necesitas que sea dicha plataforma, pues, es posible instalarla de manera virtual o local.

Si decides implementarlo localmente, tendrías que invertir más recursos financieros, ya que obligatoriamente necesita tener un servidor físico en la empresa.

Por otra parte, si lo instalas en su modalidad virtual, podrás acceder a su sistema desde cualquier dispositivo y aunque te desconectes, la sincronización no se detendrá, pero dependerías totalmente de la conexión a internet.

La mayoría de programas tipo CRM en la actualidad cuenta con versión en la nube y el negocio se ha volcado hacia la modalidad de pago mensual por uso, lo que se conoce técnicamente como servicio SaaS (Software as a Service) y a los cual nos acostumbraron plataformas como Netflix y Spotify.

En nuestra compañía recomendamos dos CRM que cumplen con todo lo necesario para automatizar las funciones comerciales:

• Hubspot CRM con módulo de ventas: Sin duda, una potente herramienta para lograr cualquier objetivo. Destacamos la facilidad de uso y que es una herramienta que no solo incorpora equipo de ventas sino herramientas para hacer marketing. Este sistema lo recomendamos para empresas medianas y grandes, ya que sus costos son elevados.
• Clientify: Es nuestro favorito para pymes por sus altas prestaciones, soporte técnico y sobretodo por el precio. Sin duda, un CRM bueno, bonito y barato (
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