En la era digital en la que vivimos, la automatización se ha convertido en una herramienta indispensable para aumentar la productividad y ahorrar recursos en las organizaciones. La digitalización de procesos implica la transformación de los flujos de trabajo manuales en flujos de trabajo automatizados y eficientes, utilizando tecnologías digitales y herramientas innovadoras.
En este artículo, exploraremos cinco ideas de automatización a través de la digitalización de procesos que pueden impulsar la eficiencia y la rentabilidad de tu empresa.
Automatización de tareas repetitivas
Una de las formas más comunes de aumentar la productividad a través de la digitalización de procesos es automatizar tareas repetitivas. Estas tareas, como la entrada de datos, la generación de informes o el procesamiento de facturas, pueden llevar mucho tiempo y esfuerzo cuando se realizan manualmente. Al automatizar estas tareas utilizando herramientas digitales, como software de automatización de procesos robóticos (RPA, por sus siglas en inglés), se pueden ahorrar horas de trabajo y recursos humanos.
La automatización de tareas repetitivas no solo permite liberar tiempo para que los empleados se enfoquen en tareas más estratégicas, sino que también reduce el riesgo de errores humanos. Los robots de software pueden ejecutar estas tareas con precisión y consistencia, lo que conduce a una mayor eficiencia y calidad en los resultados.
Digitalización de documentos y flujos de trabajo
La digitalización de documentos y flujos de trabajo es otra idea poderosa para aumentar la productividad y ahorrar recursos. En lugar de lidiar con montañas de papeles y archivos físicos, la digitalización permite almacenar y gestionar documentos de manera electrónica. Esto facilita la búsqueda, el acceso y el intercambio de información, lo que ahorra tiempo y reduce el consumo de papel y espacio físico de almacenamiento.
Además de la digitalización de documentos, la automatización de flujos de trabajo también puede agilizar los procesos empresariales. Mediante el uso de herramientas como sistemas de gestión de flujos de trabajo, es posible establecer reglas y automatizaciones que guíen el flujo de trabajo, asegurando que las tareas se realicen en el orden correcto y las personas adecuadas sean notificadas en cada etapa. Esto permite una mayor eficiencia y visibilidad en los procesos, evitando retrasos y errores.
Un ejemplo de nuestra compañía BTODigital es la automatización para la generación de reportes de clientes. En nuestro caso usamos herramientas como Metricool, Looker Studio, entre otras. En el siguiente video te contamos más:
Otro ejemplo de automatización con digitalización de procesos puede darse en la gestión de los recursos humanos, donde existen tareas repetitivas como la gestión de ingresos del día a día, evaluaciones de desempeño, preparación de nómina, onboarding de nuevos empleados, entre otros. Para poder realizar la digitalización siempre es necesario contar con un software de recursos humanos que facilite la gestión.
Implementación de chatbots para calificar contactos comerciales
En Marketing Digital no hay nada más complejo que la calificación los contactos que entran a través de chats como Instagram Direct, Facebook Messenger y WhatsApp. El equipo de marketing puede «disfrutar o padecer» su trabajo si tienen que atender un volumen elevado de conversaciones. ¿De qué depende que sea una bendición o un martirio su labor? De la calidad y lo cerca que estén de comprar los contactos con los cuales deben interactuar.
Los chatbots pueden utilizarse para automatizar esta calificación, haciendo preguntas inteligentes que permiten saber qué necesita el contacto. Esto libera a los vendedores de tener que hablar con cualquier persona sin conocer claramente su intención, para abordar casos que realmente tienen probabilidad de comprar.
Un ejemplo real de esto lo vivimos con nuestro cliente Colegio Internacional CIEDI. Es su proceso de contacto a través de WhatsApp implementamos un Chatbot que permite precalificar la intensión de las personas y saber cuál es su necesidad real antes de que sean atendidos por un humano. En el siguiente video te contamos más:
Integración de sistemas y aplicaciones
La integración de sistemas y aplicaciones es esencial para optimizar los procesos empresariales y reducir la duplicación de tareas. Muchas empresas utilizan una variedad de sistemas y aplicaciones para diferentes funciones, como CRM, ERP, herramientas de gestión de proyectos y más. Sin embargo, si estos sistemas no están integrados, puede llevar a la pérdida de tiempo y la falta de comunicación entre los equipos.
Al digitalizar los procesos y asegurarse de que los sistemas y aplicaciones estén integrados, se pueden automatizar flujos de trabajo y compartir datos de manera más eficiente. Esto elimina la necesidad de ingresar la misma información en múltiples sistemas y reduce los errores asociados con la entrada manual de datos. Además, la integración de sistemas permite una mejor visibilidad de los datos y una toma de decisiones más informada.
Estas integraciones se hacen, generalmente, a través de conexiones de API (Application Programming Interfase) y en BTODigital tenemos experiencia realizando conexiones entre WooCommerce y tiendas en Shopify con sistemas ERP, sitios web con CRM, sistemas de gestión de envíos, entre otros. Si quieres que te ayudemos con tu integración, no dudes en contactarnos.
Análisis de datos e inferencia
La digitalización de procesos también permite recopilar y analizar datos de manera más efectiva. El análisis de datos pueden proporcionar información valiosa sobre el rendimiento de la empresa, identificar áreas de mejora y optimizar la toma de decisiones.
Al utilizar herramientas de análisis de datos, es posible extraer información significativa de grandes conjuntos de datos en poco tiempo. Esto puede ayudar a identificar tendencias, patrones y oportunidades que de otra manera podrían pasar desapercibidos.
El análisis de datos también puede ayudar a optimizar los procesos empresariales al identificar cuellos de botella y puntos de mejora. Al comprender mejor cómo funcionan los procesos y dónde se producen los retrasos, es posible implementar soluciones y ajustes que aumenten la eficiencia y la productividad.
En la actualidad, en BTODigital estamos usando herramientas de Inteligencia Artificial como Chat GPT de OpenAI para realizar análisis de datos, por ejemplo, comentarios sobre publicaciones en redes sociales, análisis de PDFs, entre otros. Sin duda, una gran ayuda para la toma de decisiones.
Conclusión
La digitalización de procesos ofrece numerosas oportunidades para aumentar la productividad y ahorrar recursos en las organizaciones. Al automatizar tareas repetitivas, digitalizar documentos y flujos de trabajo, implementar chatbots y asistentes virtuales, integrar sistemas y aplicaciones, y aprovechar el análisis de datos y la automatización de informes, las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa y obtener una ventaja competitiva.
Aunque no es tema de este artículo, es importante recordar que la digitalización de procesos no se trata solo de adoptar tecnologías, sino también de rediseñar y optimizar los procesos existentes para aprovechar al máximo estas herramientas.
Finalmente, al implementar ideas de automatización a través de la digitalización de procesos, es fundamental considerar la seguridad de los datos y la privacidad de la información.
